Jak to możliwe, że łączę tyle wątków na raz? Jak to robiłam, że pracowałam na etacie, po godzinach pisałam do innych magazynów, rozwijałam bloga, social media, trenowałam, czytałam i podróżowałam? Jak ogarniam sprawy teraz, kiedy etat zamieniłam na własną działalność, nie mieszkam w Polsce, w domu pojawił się mały człowiek, a ja zamiast zwolnić, wymyślam sobie nowe, ambitne wyzwania? Przyjrzałam się temu z bliska i spisałam punkt po punkcie to, co mi pozwala w miarę sprawnie zarządzać własnym czasem i postanowiłam się tym z Wami podzielić. Ciekawi? Zapraszam!

Daleko mi do ideału. Wciąż popełniam drobne błędy: robię coś, ale raptem dostaję maila, widzę, że to ważne, więc klikam i odpowiadam zamiast dokończyć to, co zaczęłam. Ale idzie mi coraz lepiej. Codziennie siadam do pracy z dwiema kartkami:

– pierwsza kartka: najważniejsze rzeczy do zrobienia w tym tygodniu,

– druga kartka: najważniejsze rzeczy do zrobienia dziś,

i staram się działać tak, by wykreślać punkt po punkcie, a nie zajmować się odpisywaniem na maile, jeśli już tego dnia minął czas, który przeznaczyłam na tę czynność.

Przez wiele lat starałam się ciągnąć mnóstwo wątków, rozwijać swoje pasje i zainteresowania w każdej chwili wolnej od pracy, więc mam już jakieś doświadczenie w zarządzaniu własnym czasem.

Oto moja złota siódemka:

1. Wstaję wcześnie rano i od razu zabieram się do pracy

Owszem, jednym wstaje się lżej innym nieco ciężej, ale uwierz mi – nikt nie lubi rano wstawać i od razu brać się do roboty. Ja też wolałabym zostać w łóżku i jeszcze pospać albo poczytać książkę. I choć nie muszę rano wstawać, skoro pracuję swoim rytmem, jednak codziennie budzę się o 6.00 rano i od razu siadam przed laptopem.

Dawniej, kiedy pracowałam na etacie, zaczynałam dzień od treningu. Nie zastanawiałam się, tylko tuż po przebudzeniu wskakiwałam w biegowe buty i wychodziłam z domu. Odkryłam jednak, że rano, przy pierwszej filiżance kawy najłatwiej i najszybciej mi się myśli logicznie, więc teraz wolę tę energię poświęcić na pracę umysłową. Latem wstaję czasem nawet o 5.00, by zrobić najpilniejsze rzeczy. Najważniejsze to mieć tę rutynę: wstaję i pracuję. W zależności od tego, co w danym okresie jest moim priorytetem, od tego zaczynam dzień. Kilka lat temu były to treningi, później rozwój bloga przed pracą, a od kilku miesięcy z samego rana piszę.

Kiedy wyrobisz w sobie ten nawyk, polubisz te poranki, a dzień w magiczny sposób się wydłuży. Uprzedzę Twoje pytanie: spać chodzę o 23.00. Kiedy mam ciężką nockę, jak dziś (Nela jest chora i ciągle się budzi już trzecią noc z rzędu) i tak wstaję i pracuję, tylko pewnie trochę wolniej.

2. Uprawiam sport

Myślisz, że sport odbierze Ci energię? Wprost przeciwnie! Trenuję teraz dużo mniej niż kiedyś, ale mimo wszystko robię to regularnie od 10 lat i zapewniam Cię, że odkąd trenuję, mam dużo więcej sił i chęci do pracy. Jestem dotleniona, lepiej się czuję, nic mi nie strzyka w kościach i to właśnie podczas treningów biegowych wpadam na najlepsze pomysły!

3. Wyznaczam priorytety

Mam wrażenie, że przy zarządzaniu czasem to właśnie wyznaczanie priorytetów jest naszym największym problemem. Nie wiem, czy też tak masz, ale dla mnie przez bardzo długi czas każde zadanie było niezwykle istotne i co najważniejsze: na już. Dopiero, gdy zaczęłam się im przyglądać z większą uwagą i je analizować, zauważyłam, że sama sobie wmówiłam, iż coś musi być zrobione tu i teraz, a realnie równie dobrze mogę do tego usiąść w kolejnym tygodniu. Niektóre sprawy rzeczywiście są bardzo pilne i nauczyłam się je wreszcie oddzielać od tych, które mogą chwilę poczekać. Na szczęście potrafię dostrzec i takie, na które w ogóle szkoda czasu i energii.

Najprostsza droga do tego, by nauczyć się wyznaczać priorytety? Moim zdaniem trzeba usiąść i zadać sobie kilka ważnych pytań. Mogą się wydawać banalne, oczywiste, ale zapewniam, że są cholernie pomocne:

Co jest dla mnie najważniejsze?
Co ja najbardziej chciałabym zrobić?
Jaką długofalową korzyść mi przyniesie zrobienie tego zadania?
Czy zrobienie tego ma sens?
Co mi to da?
Dlaczego chcę to zrobić?
Na kiedy muszę to zrobić? (ale tak naprawdę!) i tak dalej…

Ja mniej więcej takie pytania sobie zadawałam na początku, a teraz już rzadko to robię, bo po pewnym czasie widać, które zadania są priorytetowe, a które nie. Dochodzisz do wprawy.

4. Układam dobry plan i staram się go trzymać

Ustalenie priorytetów to jedno, ale trzeba mieć dobry plan. Dawniej działałam spontanicznie i nadal mam raczej osobowość szalonego artysty niż zorganizowanego inżyniera, ale może właśnie dlatego jeszcze bardziej doceniam dobry plan. Zapewniam Cię, że to wcale nie podcina skrzydeł, ani nie zaburza kreatywności tylko pomaga wszystko sensownie ułożyć.

Sięgam po takie rozwiązania jak: kartki z zadaniami na cały tydzień i na dany dzień. Nawet, kiedy piszę ten tekst, też rano ułożyłam do niego plan (o 6.00 – nie było to przypadkowo, bo tak jak wspominałam wyżej, najlepiej mi się wtedy myśli, choć pisanie tekstu zaplanowałam na wieczór, czyli teraz), by niczego nie pominąć i przekazać w nim wszystko, co chciałam powiedzieć.

5. Wyłączam się (a przynajmniej próbuję)

Kiedy robię coś bardzo ważnego – np. piszę, ale nie teksty na bloga, gdzie czasem jest mi potrzebny Internet, by coś sprawdzić, tylko książkę czy coś bardziej kreatywnego dla siebie, wyłączam Internet i dźwięki w telefonie, by nie rozpraszały mnie żadne dzwonki, maile czy pogaduchy na komunikatorach. Nadal nie doszłam jeszcze w tym do perfekcji i nawet podczas pisania tego tekstu odpisałam na jakieś… 7 maili? Ale dzięki temu, że miałam plan, szybko wracałam do pracy i sprawnie przelałam uporządkowane myśli na papier.

6. Mam swoje rytuały

Tak, możesz się śmiać, ale kiedy piszę z samego rana i jest jeszcze ciemno, zapalam sobie świecie, czasem nawet kadzidło, stawiam na biurku kwiaty i dopiero siadam do pisania. To nie jest tak, że w innych warunkach źle mi się pracuję, ale moja praca to moje hobby – uwielbiam to, więc czemu mam sobie nie sprawiać drobnych przyjemności, które jeszcze bardziej ułatwiają mi zebranie myśli i skupienie. I kawa! Uwielbiam pić kawę, gdy pracuję. Czarną, aromatyczną, lekko rozcieńczoną wrzątkiem. Z samego rana przygotowuję sobie mały termos i robię dolewkę w czasie pracy. Kawa musi być gorąca! Czasem wypijam jej za dużo, ale co zrobić… Jakiś nałóg muszę mieć 😉

7. Robię sobie przyjemne przerwy

Nie umiem odpoczywać. Nawet każdą przerwę staram się jakoś sensownie spożytkować, ale robię wtedy coś dla siebie: dzwonię do przyjaciółki, mamy, włączam odcinek „Friends”, kiedy przygotowuję sobie lunch, a później jem, czasem idę na krótki spacer na lunch, by się przewietrzyć i na nowo zebrać myśli.

To jest moje 7 patentów na dobrą organizację pracy, a w już w najbliższą niedzielę 22 kwietnia o godzinie 20.00 polecam Wam zupełnie darmowy LIVE Mateusza Grzesiaka, na którym Wam podpowie, jak zrobić więcej w krótszym czasie. Link do zapisów: https://live.mateuszgrzesiak.com/#oid=3188

Zdjęcia: Marek Sławiński